고용주는 종업원에게 월급을 지급할 때 세금 보고 내역을 함께 제공을 해야 합니다. 고용주가 직접 월급을 계산해서 종업원에게 월급을 주는 경우에 세금 보고 내역을 제공하지 않는 실수를 종종 보게 됩니다.

세법상에 의하여 고용주는 종업원이 작성한 폼 W-4 에 의거하여 정확하게 원천 징수를 해야 합니다. 그래서 감사원은 고용주가 이러한 세법을 지키고 있는지를 확인하기 위해서 종업원의 모든 W-4 와 세금 보고 내역을 일일이 확인 대조합니다.

감사의 진행을 빠르고 문제 없이 진행 하기 위해서는 감사원이 요청하는 서류를 꼼꼼히 챙기셔야 합니다. 월급 감사할 때 감사원이 요구하는 최소한의 자료들은 다음과 같습니다.

수표 기입장 (Check Registers), 수표 기록 (Check Stubs), 지불된 수표 (Canceled Checks), 은행 서류, 계정원장 (General Ledger), 일반 분개장 (General Journal), 재무제표 (Financial Statements), 재판매 허가증 (Resale Permits), 사업을 하기 위해서 필요한 모든 사업 허가증 (Business License, ABC License, Contractors License), 세금 보고서 (Federal & State Tax Returns), 고용주가 발행한 폼 1099 등이 있습니다.

그 이외에 월급 분개장 (Payroll Journals), 월급 명세서, 개인 월급 명세서, 폼 W-2, 폼 W-4, 폼 941, 폼 940 과 같은 국세청에 보고 하는 월급 관련 서류들도 감사원은 요청합니다. 또한, 감사원은 DE9, DE9C 과 같은 가주 정부에 보고하는 서류들도 요구합니다.

감사원과의 첫 면접과 그 이후에 함께 일하는 과정은 굉장히 중요합니다. 그 이유는 면접 중에 납세자가 세법을 준수하고 있으며 얼마나 서류 정리 잘하고 있다는 것을 보여주어야 하기 때문입니다.

납세자가 감사원에게 주는 인상에 따라서 추가 서류 요청의 양이 달라지며 바로 그 추가 요청 자료에 따라서 감사의 수준이 달라질 수 있기 때문입니다. 감사원에게 전해주는 서류를 박스에 담아서 순서를 무시하고 대충 전해준다고 상상을 해보십시오. 감사원들도 사람이기에 감정에 지배를 받게 됩니다. 이렇게 박스에 영수증이나 서류를 가득 담아준다면 납세자는 감사원에게 ‘네가 알아서 서류를 찾아 일하세요’ 하는 간접적인 부정적 의미를 포함하게 됩니다.

또한 엉망으로 서류가 가득한 박스를 받은 감사원은 생각하기를 ‘이 사업장은 서류 정리가 엉망일 테니 세법도 잘 안 지키고 있을 테니 감사를 꼼꼼히 해야겠다’ 라는 생각이 들것입니다.

어떤 방법으로 서류를 전달하고 함께 일하는 과정을 통해서 간단히 넘어갈 수 있는 감사가 많은 추가 세금과 벌금을 내야 하는 감사로 변할 수 도 있습니다. 실례를 하나 들어보겠습니다.

가장 복잡한 감사 중에 하나는 마켓을 운영하시는 납세자의 세일즈 감사입니다. 세일즈 감사가 나오면 지난 3년 동안의 영수증을 감사원과 일일이 뒤져야 하는 과정을 지나야 하는데 지난 3년치의 영수증을 뒤지는 것을 좋아하는 사람은 아무도 없습니다.

하지만 필자는 세일즈 세금보고서와 그것을 준비를 하는 과정과 그에 따른 서류들, 그리고 세일즈 세금보고서와 개인세금보고서를 어떤 식으로 준비하는지를 전문가답게 설명을 했지요. 그러자 감사원은 필자와의 첫 면담에서 받은 좋은 이미지와 깔끔한 서류정리에 좋은 감동을 받고 영수증을 보자는 말도 하지 않고 하루 만에 감사를 마친 적이 있습니다.

2003년에 국세청과 주정부들은 탈세의 정보를 서로 교환하자는 기초 협정을 맺었고 2007년에는 가주를 포함한 29개의 주정부와 종업원 월급 감사 정보를 교환한다는 동의를 했습니다. 따라서 어느 쪽에서 감사가 나오면 나머지 다른 쪽에 감사 결과가 자동으로 보고가 된다는 것을 기억하셔야 합니다.

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