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종업원 상해보험 감사대비 5단계 꿀팁

2020-09-13 (일) 강고은 / 옴니화재 대표

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#추가 보험료 청구된다면
사업자들에게 ‘감사(監査)’는 대부분 ‘감사(感謝)’한 일이 아니다. 하지만, 종업원 상해보험 (Workers’ Compensation)의 감사(Audit)는 불리하게만 작용하는 것이 아니기에 현명한 대응을 한다면 사업자에게 도움이 될 수도 있다.
사업자들이 일반적으로 생각하는 ‘종업원 상해보험’은 종업원들이 직장에서 혹은 업무 중 사고를 당하거나 질병을 얻었을 때 업주를 대신해서 보상해주는 보험으로 이해할 것이다. 하지만 보험료를 한 번도 연체한 적이 없는데도 가입 1년 후 난데없이 ‘감사결과’라는 통지와 더불어 추가 보험료가 청구된다면 가입자 입장에선 다소 불쾌한 일이 아닐 수 없을 것이다.

그러나 “어찌 이런 일이?”라며 놀라고 불쾌해 하기 전에 사업자로서 짚어봐야 할 보험 상식들을 검토해 봐야 할 것이다. 사실 보험 ‘감사결과’로 추가액을 지불하는 경우만큼 보험료 절감으로 돈을 돌려받는 사례도 많다. 그렇기 때문에 사업자와 보험 에이전트의 현명한 보험 유지와 운영이 유리한 ‘감사결과’로 이어질 수 있음을 잊지 말아야 한다.

# 감사 결과에 따라 인상, 절감 결정돼
종업원 상해보험료는 가입 후 일 년간의 예산 인건비에 따라 책정된다. 다시 말해서 확실하지 않은 예산에 의한 ‘임시 보험료’ 책정일 뿐이라는 얘기다. 그렇기 때문에 1년이 지난 후 감사(Audit)를 통해 인건비의 정확한 숫자를 계약 당시의 예산과 비교해서 최종 보험료를 산출/결정하는 식이다.
그동안 지불한 보험료에 최종 보험료를 비교, 추가 금액이 청구되든지 오버 페이된 금액은 환불되는 것이다. 아무튼 감사 결과에 따라 적지 않은 보험료 인상/절감이 결정되는 만큼, 사업자는 최대한 신경을 기울여야 한다.

통상 사업자는 회계사(CPA)와 보험 에이전트와 함께 감사 준비를 하게 되는데 우편, 온라인, 직접 감사(Mail, Online, Physical Audit) 이렇게 세 가지 방법으로 진행된다. 필요한 서류는 IRS 941보고서, 주정부의 실업세금법에 의한 분기보고서(SUTA/State Unemployment Tax Act, Employers’ Quarterly Report)가 필요하다.
인건비 감사(Payroll Audit)에는 다음과 같은 사항들을 유의해야 한다. 보험료는 인건비 100달러 당 얼마의 비율(Rate)로 책정된다. 업종이나 작업 타입에 따라 Rate이 달라진다.(사무계는 9-15센트, 식당업 ＄1-1.75, 세탁업 ＄1.25-2, 그로서리 ＄2.5-4, 사이딩 ＄15-20 등)

# 감사 대비 5단계 사항
그렇기 때문에 감사를 대비하는 5단계 사항을 유의할 필요가 있다.
-가입시 인건비를 너무 낮게 설정(예산)하면 일시적으로는 보험료를 절감할 수 있지만 감사 때, 무리한 인상이 따를 수 있음을 인지해야 한다. 가입시 유능한 에이전트를 고용, 보험료 절감방안을 분석한 후 적절한 예산 산정하고 디자인해야 한다.
-가능한 한 작업 타입별로 인건비를 구분, 적용시켜 보험료를 절감시킨다.
-Over-Time 인건비는 33%의 디스카운트를 적용 받을 수 있다. 오버-타임을 정확히 적용하여 보험료를 절감시킨다. 단 오버-타임 했다는 것을 증명할 자료를 제출해야 한다.
-법인인 경우, officer들을 제외 혹은 그들의 월급 부분을 공제 받아 인건비를 낮춰 보험료를 절감한다. (각 주와 시의 법이 조금씩 다를 수 있으니, 에이전트와 반드시 상의한다)
-보험 계약 약 6개월 후 예산된 인건비를 재검토해서 걸맞게 올리거나 낮춘다. 현실적인 숫자로의 접근은 차후 감사 결과로 인한 추가 액수를 줄이는 것은 물론, 반대로 너무 높이 예산된 과잉 보험료를 낮추는 혜택이 있다.

# 에이전트 선택의 중요성
사실 보험 가입 후, 사업자들이 가장 필요로 하는 건 감사나 클레임에 관계된 서비스일 것이다. 안타깝게도 보험 에이전트들이 일반적으로 영업부 소속인 탓에 판매 실적을 올리는 데만 급급한 것 역시 현실이다. 그리고 부족한 경험이나 이해 탓에, 혹은 적잖은 시간 투자 문제 때문에 감사나 클레임 관련 작업은 다른 부서로 돌리고 피해버리는 에이전트들이 적지 않음 또한 사실이다. 사업자의 입장에선 그 모든 분야에 오랜 경험과 지식이 풍부한 에이전트를 선호해야 하는 이유가 바로 거기에 있다.
더 자세한 정보를 원하거나 추가 질문이 있으면 옴니화재에 문의하면 된다.

문의 1-866-915-6664
703-642-2225

<강고은 / 옴니화재 대표>