사업을 하면서 적절한 기록을 안하여 애를 먹는 경우를 자주 본다. 더구나 소규모 운영이 우리가 생각하는 것처럼 그리 쉬운 일은 아니다. 얼마전 오클랜드의 Alta Alliance은행에서 개최한 스몰 비즈니스 세미나에 연사로 참여 했다. 성공적 사업운영이 나에게 주어진 토픽이었다. 우리 동포 비즈니스만이 아닌 여러 소규모업체가 갖고 있는 공통점을 집중 인용하며 새로운 각도에서 비즈니스를 바라볼 기회로 삼았다.
통계에 의하면 비즈니스하는 사람들의 95%가 자기사업의 재무제표를 알지 못한다고 한다. 업무에 가장 중요하게 현 위치를 알려주는 회계 시스템이 제대로 되어있지 않아 문제점을 제때에 처리 못하고 낭패를 보는 경우가 많다. 고객관리와 판매도 중요하지만 상행위의 확실한 기록 만큼 중요한 것이 없다. 그래서 역사적으로 이에 대한 연구가 끊임없고 기록의 매체인 주판의 발명과 함께 이태리 수도승 Luca Paccioli의 대변과 차변의 개념이 17세기에 우리에게 소개 되었다. 지금까지 사용하는 복식 부기의 원조가 된다는 이야기도 첨가했다.
복식부기에 의하여 작성된 재무제표는 은행을 위시하여 각처에서 필요로 한다. 구매 거래처에서 하는 신용평가의 척도가 된다. 그리고 인컴택스를 위함은 구태여 거론할 필요가 없다. 기록을 제대로 다하면 세금은 어떻게 감당하느냐는 이야기도 나온다. 제대로 기록이 되어야 합법적으로 감세하는 방안을 강구할 수 있다고 했다. 정확한 기록은 사업주의 현위치를 가장 정확하게 알려주고 사업상의 과거와 미래를 알려주는 방향계이다. 이런 말이 있다. If you can’t measure it, you can’t control it. 즉 제대로 수치화가 되지 않으면 컨트롤을 할 수 없다는 이야기다.
정확한 재무제표를 갖기 위하여는 정확한 기록을 해야 된다. 회계용어가 복잡하다고 기록은 쳐다보려 하지 않는 사람들이 많다. 예전에는 일일이 손으로 기장하고 합산을 하는 번거로움이 있었다. 20여년전에 퀵북(QuickBooks)이 소개된 이후 기록을 정리하고 재무 재표를 작성하는 일이 쉽고 복식 부기를 알지 않아도 손쉽게 필요한 보고서를 볼 수있다. 그래도 최소한 분기별로 CPA한테 퀵북 파일을 검사하게 하고 조언을 받아야 한다고 권고했다. 이제는 회계사한테 파일을 보내지 않아도 그들이 실시간으로 고객의 기록을 인터넷에서 볼 수 있다. 그렇다고 퀵북이 회계사를 대치할 수 없는 점을 누누히 강조했다.
퀵북 손익 계산서에 항목별 %를 산업별 통계와 비교한다. 한예로 요식업은 원가가 매상에 30%을 넘지 말고 인건비도 30%를 초과하지 말아야 한다. 고용인 보험료 등을 합쳐 65% 이상되면 타산이 맞지 않는다. 업주는 나머지 35%에서 다른 경비를 제하고 순수입이 20%는 되어야 하는데 업주가 직접 일을 하면 35% 이윤이 있어야 된다. 원가가 30% 넘으면 거래처와 값을 흥정하고 값의 변동이 없는데 원가가 상승한다면 문제가 있다. 재료가 없어지거나 누군가는 금전 등록기에서 손을 댄다고 했다. 퀵북을 알지 못하면 배워야 한다. 아무리 모든 것을 회계사에게 의뢰 한다하여도 사업주가 할 일이 따로 있는 법이다. 그리고 매달 Bank Reconciliation은 꼭 하여 정확한 현금 잔고와 유동자산의 흐름을 분석한다. 이렇게 하며 사업을 키운다. 모든 통제는 수치화 하는데서 비롯된다. 모든 비즈니스의 첫걸음은 정확한 기록에서 시작한다. 기록을 하기에 너무 늦었다고 생각할 때가 시작하는 제일 적당한 때라고 한다. 지금부터 퀵북을 배워 정확한 기록을 갖도록 하며 경제 사정이 어렵더라도 비즈니스를 키우는 도구로 발돋음 해야겠다.