나는 영프로페셔널 모임에서 공동 파트너 디렉터로 봉사활동을 하고 있다. 이곳에서 일한 지 1년반 정도 되었다. 샌프란시스코를 중심으로 여러 모임, 단체, 정치조직 등과 함께 공동 파트너로 행사를 개최하면서 각계각층과 네트워킹을 도모한다. 그동안의 경험으로 볼 때 그 조직들과 성공적인 컨퍼런스를 하기 위해서는 갖춰야 할 것들이 있다.

우선 조직원이 구성돼야 한다. 마케팅, 웹사이트 디자이너, 공동 파트너 기획자, 멤버십 구성원, 프로그래머, 그리고 이 모든것을 일사분란하게 처리할 수 있는 행정력 있는 사람이 필요하다. 또 각자 책임을 맡은 대로 1년 계획 속에서 서로 꿰맞춰가면서 진행한다. 요즘에는 당연히 이메일과 엑셀, 구글에서 간편하게 오퍼를 주는 여러 도구를 쓰면서 모든 구성원들이 함께 의견과 정보를 나눌 수 있어 좋다. 이렇듯 신속하게 주고받는 이메일 교환이 없으면 그 많은 일들을 빠르고 간편하게 하기가 어려울 것이다.

큰 조직(500-1,000명 이상의 멤버)이라면 우선 그 조직에서 봉사동을 하는 구성원들을 2-3명정도 각각의 팀에 두는 것이 좋다. 각자 직장을 갖고 있는 사람들이기에 두세명 정도의 팀을 이루면 일하기가 수월하다. 일단 구성원들이 조직되고 각자의 할일들이 정해지면 공동 파트너 기획자는 여러 단체들과의 공동 이벤트 또는 컨퍼런스 개최날짜를 달력에 기재하게 된다. 보통 한달에 2-3 번정도의 이벤트를 조직하고 일년에 3-4번정도의 큰 행사를 계획한다. 일단 이렇게 계획이 진행되면 모든팀들은 서서히 행사를 준비하게 된다. 배너들과 음식을 도너해줄 식당들을 섭외한다.

각각 행사마다 오는 관객들과 멤버들이 다르기 때문에 이벤트할 수 있는 지역추천과 그 행사에 따른 메뉴 선택도 중요하다. 공동파트너의 디렉터라면 기존 파트너들과 메인 스폰서의 협력을 이끌어내야 한다. 또 마케팅 시기는 3주전부터 하는 것이 좋다. 그러나 이 모든것보다 더 중요한 것은 단단한 구성조직 멤버, 비영리단체로서 그들만이 갖고 있는 열정이다.