UC 입학원서 마감일은 오는 11월30일, 주요 사립대학들의 입학원서 마감일은 내년 1월1일로 다가왔다. 최선을 다해 입학원서를 작성해 보냈지만 훗날 예상치 않게 학교로부터 원서에서 빠진 것이 있다는 내용의 편지를 받을 경우 지원자는 크게 놀라고 당황해 할 수 있다. 대학들이 왜 일부 지원자들에게 입학원서 작성 때 빼먹은 서류가 있다는 내용의 편지를 보내며 이런 불상사를 방지하기 위해 해야 할 일들은 무엇인지 전문가들을 통해 알아본다.

사정관들에게 충분한 시간 주는게 유리
보낸 서류는 모두 사본 만들어 보관토록
‘서류 빠졌다’연락 와도 당황 말고 조치

■ 배경

미 전역의 4년제 대학들은 매년 자체적으로 감당하기 어려울 정도로 많은 양의 입학원서를 접수한다. 규모가 큰 공립대학의 경우 10만개가 넘는 신입생 입학원서를 접수, 처리해야 하며 일부 대학들은 입학원서의 과반수가 마감일이 임박해서 입학사정 사무실에 도착, 시간과 전쟁을 치러야 한다.

게다가 대부분의 대학들은 지원자의 테스트 스코어와 추천서를 지원자 본인이 아닌 제3자로부터 접수해야 하기 때문에 한 봉투에 담긴 입학원서 패키지를 확보하는 것 자체가 불가능하다.

따라서 아무리 많은 직원들이 동원돼 지원자의 입학관련 서류와 씨름하더라도 학교의 사이즈에 따라 입학원서 처리에 짧게는 일주일, 길게는 3~4주가 걸린다.

학교로부터 ‘빼먹은 서류가 있다’는 편지를 받을 경우 대부분은 해당서류가 입학담당 사무실에 도착은 했지만 아직 지원자의 ‘개인 파일’(individual file)에 첨부되지 않은 상태라고 보면 된다. 또 다른 문제는 인터넷이 보편화되면서 많은 학생들이 온라인으로 대입원서를 접수한다는 사실이다.

온라인 응시자 수가 급증하면서 필요한 서류를 우편으로 접수하는 전통적인 방식과 관련된 문제점들이 제거됐다는 판단을 내릴 수도 있겠지만 이로 인한 새로운 문제점이 속속 드러나고 있다.

가장 두드러지는 문제 중 하나는 온라인으로 입학원서를 접수한 학생 중 일부가 온라인 접수 시스템을 신뢰하지 못해 똑같은 원서를 우편 및 팩스로도 보낸다는 것. 이럴 경우 대학 입학사정관들은 원서 검토를 이중, 삼중으로 해야 하는 번거로움에 직면하게 된다.

■ 입학원서를 제대로 접수하려면

대입원서를 작성하는 과정에서 많은 학생들과 학부모들은 긴장하게 된다. 지원자의 미래가 달려 있기 때문이다. 하지만 이로 인해 극도의 스트레스에 시달릴 필요는 없다. 가장 중요한 대입원서가 원하는 목적지에 도착하도록 하기 위해 해야 할 일들은 다음과 같다.

1. 원서를 적절한 시기에 보낸다 - ‘적절한 시기’에 원서를 보낸다는 것은 마감일보다 몇 주 앞서 제출하는 것을 의미한다. 충분한 시간을 두고 원서를 보내면 입학사정관들이 복잡한 서류들을 여유 있게 검토할 수 있다. 온라인 또는 이메일로 접수할 때도 이 원칙은 꼭 지키도록 한다.

2. 모든 서류는 사본을 만들어 보관한다 - 지원자가 보낸 모든 대입관련 서류는 사본을 만들어 보관한다. 또한 학교에서 보내온 모든 편지와 이메일도 지우지 말고 언제든지 들여다 볼 수 있도록 세이브 한다.

3. 반신용(self-addressed) 포스트카드를 보낸다 - 일부 고등학교는 대학 입학원서와 함께 학생들의 편의를 위해 반신용 포스트카드를 제공한다. 학교에서 이를 배부하지 않더라도 지원하는 대학에 원서와 함께 우표가 부착된 반신용 포스트카드를 첨부해 보내도록 한다.

4. 하나의 이름만 사용한다 - 많은 학생들이 저지르는 실수 중 하나는 대입관련 서류에 하나의 이름만 사용하지 않는 것이다. 한 서류에 미들네임을 써넣었으면 다른 모든 서류에도 미들네임을 써넣어야 한다. 서류마다 이름이 다르면 무사히 입학사정관실에 도착한 서류가 지원자의 파일 안에 첨부되지 않고 ‘미싱’(missing)될 수 있다는 점을 명심하자.

5. 침착하게 행동한다 - 모든 서류를 완벽하게 작성해 보냈다고 판단하더라도 학교 측에서 일부 서류가 빠졌다는 통지서를 받을 수 있다. 이럴 경우 무작정 화를 내거나 항의하지 말고 침착하게 담당 오피스에 연락해 필요한 조치를 취한다.


<구성훈 기자>