과학이 발전하는 만큼 각 대학마다 비용절감과 아울러 재정보조 진행에 따른 정확성을 추구해 나가는 일은 매우 중요해졌다. 과연 매년 증가하는 재정보조 신청건에 비해 신청자 한 명당 일일이 검토해야 할 서류작업과 검토에 따른 업무량의 증가는 대학들마다 줄어든 예산으로 인해 큰 부담이 아닐 수 없기 때문이다.

그렇다고 매년 직원 수를 계속 늘려나갈 수도 없는 일이므로 어떻게 하면 지원자들을 일률적으로 관리해 가며 온라인 등으로 보다 효율적으로 재정상황을 자세히 파악할 수 있는지 등 이 분야에 대한 기술개발에 역점을 두고 진행한다.

그러나 대학들이 이러한 진행방법을 통해서 이제는 모두 온라인화 시켜 나가며 거의 대부분의 통신수단도 아예 이메일 등으로 대처해 가능한 일률적으로 업무를 처리해 나가기에 이에 취약한 학부모들은 실수를 할 확률도 높아졌다.

이제는 재정보조와 관련해 대학에서 우편으로 통지를 하거나 서류요청을 하는 일도 찾아보기 힘들 정도이다. 문제는 이러한 변화에 능동적인 대처능력이 떨어지는 학부모들이 많아 대학에 합격하고도 등록을 못하는 상황이 생길 수도 있다.

이처럼 요즈음 대학들은 재정보조 진행에 있어서 각 가정마다 요청하는 서류조건이 다를 수 있는데도 모든 학생들을 일괄적으로 처리할 수 있도록 진행과정을 전산화 시켜 나가는 일이 많아졌다.

재정보조 진행과정에 대해서 간단히 설명하자면 모든 대학에 제출하게 되는 연방 정부 재정보조 신청양식인 FAFSA를 제출하면 우선적으로 학생 신분에 대한 검증이 NSA(National Security Agency)를 거쳐 자동적으로 검증된 후에 문제가 없으면 제출된 데이터가 프로세스 된다.

그리고, 부모가 거주하는 주 정부에서는 정기적으로 미 교육부에 제출된 FAFSA 내용을 온라인으로 받아서 학생이 지원한 대학 중의 주 정부 내 위치한 대학들에게 주 정부의 재정지원 여부에 대한 가부 여부를 판단해 대학마다 이를 통보해 주는 것이다.

이와같이 대학들도 정기적으로 미 교육부의 데이터베이스에서 학생이 제출한 재정보조 신청 데이터를 다운로드 받아 대학 시스템에 업데이트하게 되는데 문제점으로는 이러한 정기적인 업데이트 작업이 매일 진행되지는 않기 때문에 이 진행과정에서 혼선이 빚어지는 경우가 있을 수 있다.

만약, 학생이 일주일 전에 FAFSA를 제출해 프로세스가 진행되었다고 하지만 대학이 아직 대학시스템 상에 제출상황을 업데이트하지 않았다면 대학이 일괄적으로 발송하는 이메일에는 아직도 재정보조 신청이 되지 않은 것처럼 보일 수가 있어 이에 따른 요구서류들을 제출하도록 독촉하는 이메일을 받을 수가 있기 때문이다. 물론, 대학이 행정적인 오류를 만들 수 있는 확률도 배제할 수는 없다.

따라서, 요즈음 부쩍 강화된 대학들의 재정보조 신청 우선마감일에 맞춰 온라인을 통해 신청했다고는 하지만 추가서류 제출 등의 검증작업에 대한 경험이 없어 실수가 발생해 대학의 장려금이나 지원금 등이 누락되는 경우도 있어 앞으로 대학들이 해결해 나가야 할 큰 과제가 아닌가 생각해 본다.

그리고 요즈음은 대학마다 요구하는 서류들도 더욱 다양해지고 복잡해졌다. 예전에는 가정의 한 달 생활비 내역 등을 잘 묻지도 않았고 학생과 부모의 세금보고 자료 및 칼리지 보드의 C.S.S. Profile 정도 정보로 재정보조의 검토를 진행했지만 이제는 대학마다 아무리 가정 수입이 적다고 해도 이를 검증하는 과정에서 수입보다 지출이 많을 경우에는 적은 수입의 상황을 인정해 주지 않는다는 것이다.

추가적으로 C.S.S. Profile 외에도 Needaccess.org를 통해 함께 추가서류를 더 요구하는 대학들도 점점 늘고 있으며, 현재는 Needaccess를 통해 서류를 요구하는 대학들이 주로 의대나 치대 및 법대 등이지만 이미 76개 대학들이 이에 가입되어 있어 더욱 세심한 주의를 해나가야 한다.

더욱 큰 문제점은 아직도 언어문제로 고생하는 학부모들이 많아 이러한 조치를 무조건 자녀들에게만 의존하는 등 대처능력이 취약하다는 점이다.

문의 (301)219-3719, remyung@agmcollege.com