지난주에 설명한 invitation letter나 고용계약서에 후보자가 서명을 하게 되면 본격적으로 업무를 시작하게 된다. 이 때 기업의 채용담당자가 준비해야 할 서류 중에 법적인 근거로써 반드시 갖추어야 할 서류로 I-9과 W-4가 필수적이다. I-9이란 미 이민국의 노동자격 확인서(employment eligibility verification)를 말하며, W-4는 미국 국세청의 직원 원천징수 허용증명서(employee’s withholding allowance certificate)를 의미한다.
직원채용에 대한 미 정부기관의 절차는 이민국(INS)이 I-9 양식을 통해 일할 수 있는 신분의 사람들만을 기업(고용주)이 채용하고 있는지를 감독하며, 국세청(IRS)은 연방 세금보고와 사회보장국에 사회보장 세금 징수액을 개인별로 통보함에 있어 소셜번호가 정확한 지를 확인하고, 사회보장국(SSA)은 소셜번호에 일할 수 있는 신분 여부와 세금보고 외의 다른 정보가 있기 때문에 직원 채용과 관련이 있다.
I-9은 세 부분으로 나누어져 있는데, Section 1은 채용된 직원이 본인의 이름, 주소, 소셜번호, 그리고 시민권자, 영주권자, 혹은 합법적으로 일할 수 있는 신분임을 기재하고 서명하는 부분이다. Section 2는 고용주가 작성하는 부분으로 직원 본인의 신분과 노동자격을 확인하는 부분이다. 마지막으로 Section 3는 고용주가 직원의 노동자격을 재확인하거나 새로운 정보를 기재하기 위하여 사용한다. I-9 중에 고용주 입장에서 중요한 부분은 Section 2로, 직원 본인 신분과 노동자격을 한 번에 보여주는 ‘List A’ 서류를 확인하고 발급관청, 서류번호, 만기일 등을 기재해야 한다.
‘List A’ 서류를 확인하기 어려운 경우 본인 신분만을 보여주는 ‘List B’ 서류와 노동자격을 보여주는 ‘List C’ 서류를 각각 확인하고 발급관청, 서류번호, 만기일 등을 기재해야 한다. ‘List A, B, C’에 해당하는 각각의 서류는 I-9 Form 뒷면에 자세히 소개되어 있으며 I-9양식은 이민국 웹사이트(http://www.uscis.gov/i-9)에서 다운로드 받아 사용할 수 있다.
I-9과 관련하여 고용주가 주의해야 할 사실은 정해진 규정보다 더 많은 자료를 요구하게 되면 고용차별이나 과다 서류요구로 책임이 생길 수 있다는 점이다. 예를 들어 많은 고용주들이 특정서류, 특히 운전면허증이나 소셜카드를 요구하게 되는데, 아마도 서류의 진위 여부를 판단하기 쉽기 때문일 것이다. 그러나 다른 서류로도 노동자격 확인이 가능한데 이러한 특정서류 요구를 강요한다면 이것 또한 과다 문서요구에 해당될 수 있으므로 주의해야 한다.
이민법에 따르면 I-9양식을 작성하지 않거나 기록을 제대로 보관하고 있지 않다가 적발되는 경우 고용주는 건당 100달러에서 1,000달러까지의 벌금을 물게 된다. 또 비록 직원이 합법취업자격자일지라도 I-9양식의 미작성 또는 미보관 때에는 벌금을 피할 수 없다. 더욱이 불법노동자를 고용한 것으로 확인되는 경우 근로자 1인당 250달러에서 5,500달러까지의 벌금을 별도로 부과 받게 된다.
W-4 양식은 미국 국세청이 정확한 이름과 소셜번호를 확인하고 부양가족 수 등에 따른 소득세 원천징수액을 산정하기 위해서 고용주로 하여금 직원을 채용할 때 작성해 두도록 요구하는 양식이다. 고용주는 직원을 채용할 때 직원 본인이 작성하고 서명한 W-4 양식을 받아서 보관해야 한다. 그러나 노동이 허가된 비자(H나 L비자)로 미국에 입국했으나 아직 소셜번호가 나오지 않은 직원의 경우 I-9양식이나 W-4양식의 소셜번호를 기재하는 란에 ‘applied for’라고 기재하게 된다.
간혹 미국정부가 개별 기업을 불시에 조사(raid)를 하는 경우, 위에서 설명한 세 가지 정부기관, 즉 이민국, 국세청, 사회보장국이 합세해서 하는 경우가 많다. 국세청이 요청하면 사회보장국은 이름과 소셜번호가 맞는지 그리고 소셜번호가 진짜인지를 국세청에 통보하게 되는데 국세청은 소셜번호에 문제가 있다고 통보받으면, 국세청은 고용주에게 소셜번호가 맞지 않는다는 불일치 통보서, 일명 ‘No Match Letter’를 발부하기도 한다.
김성수
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