Q.저는 출장이 좀 잦은 편입니다. 그런데 간혹 출장지역 인근에 휴양지가 있을 경우 가족과 함께 여행하는 경우가 있습니다. 가족들의 경비는 비즈니스 경비로 공제받지 못한다는데, 가족을 동반할 경우에 여행경비를 비즈니스 경비를 공제 받을 수 있는 방법이 있는지요?

A.먼저 출장의 개념부터 정리해 봐야할 것 같습니다. 세법에서는 집을 떠나서 숙박을 요하는 여행이어야 출장(Business Travel)으로 인정하는 경향이 있습니다. 사업목적의 출장일 경우 언제, 어떻게 무슨목적으로 갔느냐에 따라 공제여부가 결정되게 됩니다. 일반적인 출장경비로 인정받는 비용들은 숙박비, 통신비, 교통비, 여행보험료, 세탁비, 음식비 와 같이 집을 떠나서 활동하기 위해서 수반되는 비용들입니다.

질문자처럼 출장에 부부동반 또는 가족을 수반하는 경우가 있을 수 있습니다. 기본적으로는 출장자의 경비만 비즈니스 경비로 인정 받을 수 있고, 함께하는 가족들의 경비는 비즈니스 경비로 인정받을 수 없습니다.

그러나 가족이 출장목적과 관련된 업무에 참여를 한다던지, 출장 목적이 사업목적이 강할 경우에는 가족 여행비의 일부 또는 전부를 비즈니스 경비로 인정 받을 수도 있습니다. 부부동반 여행일 경우 배우자가 회사의 종업원으로서 업무 수행에 필요한 상황이라면, 부부동반 여행경비를 세금공제 받을 수 있습니다.

따라서 부부동반 여행이 잦을 경우에는 배우자를 회사의 일정 부분을 담당케 하고, 작은 금액이라도 급료가 지급된다면, 부부동반 여행경비를 세금공제 받을 수 있습니다. 이때 주의할 것은 단순히 급료가 지급되었다는 이유로만으로는 부족할 수 있습니다. 따라서 출장 목적에 부합되는 업무처리 임무를 맡는 것이 중요합니다. 그리고 출장 가면서 개인적인 휴가시간을 가질 수도 있습니다.

이 경우에는 출장기간 동안 사업목적시간과 개인목적으로 보낸시간의 비율에 따라 세금공제 여부가 결정될 수 있습니다. 예를 들면, 출장가서 4일을 사업목적으로 시간을 보내고, 2일을 개인목적으로 보냈다면, 모든 경비를 출장경비로 공제하는 것에 큰 무리가 없습니다. 반면 사업목적이 2일이고, 개인목적이 4일이라면, 개인목적 여행경비를 출장경비로 공제 받는데는 무리가 있습니다.

실제로 연방 국세청(IRS) 판례가 있습니다. 유타주 솔레이크 시티에 거주하는 사업자가 배우자와 두 자녀를 데리고 여행을 떠났습니다. 여행의 목적은 펜실바니아 주의 해리스버그 시티에서 사업관련 업무를 보고 돌아오는 길에 테네시주와 플로리다주에 있는 놀이공원에서 휴가를 가졌습니다.

세법재판소는 두가지 이유로 자동차 랜트비를 비즈니스 경비로 인정하지 않았습니다. 첫째, 여행이 다분히 개인적인 목적이었다. 둘째, 사업목적으로 보낸 날이 3일이고 개인목적으로 보낸 날이 7일이므로 사업목적으로 보낸 날이 개인목적으로 보낸 날 보다 짧다는 것이 이유였습니다.

출장 스케줄을 어떻게 잡느냐에 따라 여행경비 공제 여부도 달라질 수 있습니다. 만약 토요일, 일요일을 끼고 금요일 부터 다음주 월요일 또는 화요일로 출장 스케줄을 잡았다면, 중간에 있는 토요일과 일요일에 발생하는 경비를 출장경비로 인정받을 수 있습니다. 출장경비를 인정받기 위해서 가장 중요한 것은 여행일지입니다. 언제, 무슨 목적으로 어떤 행사에 참가했고, 누구와 미팅했는지에 대한 기록을 남기는 것은 출장경비를 인정받기 위해서 대단히 중요합니다.

여행일지에는 출장 지출 경비내역, 날짜, 여행지 등 여행 출발한 날 부터 돌아오는 날까지의 내역을 담아두어야 합니다. 영수증은 당연히 모두 보관해 두어야 하지만, 75달러 이하의 경우는 영수증이 없을 경우 여행일지로 대치가 가능합니다.

문의: (213)738-6000
YouTube 채널: 안병찬 in USA

<안병찬 CPA>